Termine
Termine vereinbaren ohne Hin und Her: zwei Nachrichten statt sieben
Kurze Antwort
Terminabsprachen ziehen sich, weil die erste Nachricht eine offene Frage stellt statt einer geschlossenen. Wer statt „Wann würde es Ihnen passen?" zwei bis drei konkrete Zeiten vorschlägt und dazuschreibt, wie lange es dauert, schließt die Absprache fast immer in zwei Nachrichten ab.
Sieben Mails für einen Termin von einer Stunde — das kennt jeder. Der Grund ist selten Unhöflichkeit auf einer der beiden Seiten, sondern eine falsch gestellte erste Frage. Dieser Beitrag zeigt, wie man sie richtig stellt.
Warum offene Fragen so teuer sind
„Wann würde es Ihnen denn passen?" klingt zuvorkommend und verschiebt die ganze Arbeit auf den Empfänger. Der muss jetzt seinen Kalender öffnen, überlegen, was er anbieten kann, und dabei raten, wie lange das Gespräch dauern soll und ob es vor Ort oder digital stattfindet.
Das dauert. Und weil es dauert, wird es verschoben — meist auf abends, dann auf morgen, dann auf nächste Woche. Jede Verzögerung erzeugt eine weitere Nachricht.
Eine geschlossene Frage dreht das um: Sie kostet den Empfänger fünf Sekunden. Er sieht drei Zeiten, prüft eine davon und antwortet mit einem Wort. Genau darin liegt der ganze Unterschied.
Was in einen Terminvorschlag gehört
Drei Dinge, die fast immer fehlen: die Dauer, das Format und der Zweck. Wer nicht weiß, ob er dreißig Minuten oder einen halben Tag einplanen soll, kann keine Zeit zusagen. Wer nicht weiß, ob er anreisen muss, erst recht nicht.
Der Zweck in einem Halbsatz ist der Teil, der am häufigsten unterschätzt wird. „Damit ich einmal sehe, wie es bei euch läuft" macht klar, wer dabei sein sollte — und verhindert, dass der Termin mit den falschen Leuten stattfindet.
Zwei bis drei Vorschläge sind die richtige Menge. Einer wirkt wie ein Ultimatum, fünf verlangen wieder eine Auswahl, die Aufwand bedeutet.
- Zwei bis drei konkrete Zeiten mit Datum und Uhrzeit.
- Wie lange es dauert.
- Vor Ort oder digital.
- Wozu — in einem Halbsatz.
- Ein Satz für den Fall, dass nichts passt.
Der Satz, der die siebte Mail verhindert
Wenn keiner der Vorschläge passt, entsteht ohne Vorbereitung die nächste offene Frage — und die Schleife beginnt von vorn. Ein einziger Satz verhindert das: „Falls nichts davon passt, schick mir zwei Zeiten, die bei dir gehen, dann richte ich mich danach."
Damit ist auch der Ausweichfall geschlossen. Der Empfänger weiß genau, was er tun soll, und muss nicht überlegen, wie er absagt, ohne unhöflich zu wirken.
Bestätigen und erinnern
Nach der Zusage kommt der Schritt, an dem die meisten Termine platzen: die Bestätigung. Ohne Kalendereintrag beim Gegenüber ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin vergessen wird, erheblich — besonders wenn er mehr als eine Woche entfernt liegt.
Eine gute Bestätigung enthält deshalb den Kalendereintrag, nicht nur den Text. Dazu die Einwahldaten oder die Adresse, und in einer Zeile, was mitgebracht oder vorbereitet werden sollte.
Eine Erinnerung am Vortag ist kein Misstrauen, sondern Service. Sie ist der Unterschied zwischen einem Termin, der stattfindet, und einem, bei dem man zwanzig Minuten wartet.
Vorlagen für Vorschlag, Bestätigung und Umplanung
Drei kurze Nachrichten, die zusammen fast jede Terminabsprache abschließen.
VORSCHLAG Hallo [Name], lass uns einen Termin festmachen. Ich schlage vor: - [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] - [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] - [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Dauer: etwa [30 / 60] Minuten, [vor Ort bei euch / online]. Worum es geht: [ein Halbsatz]. Sag einfach kurz, was passt. Falls nichts dabei ist, schick mir zwei Zeiten, die bei dir gehen — dann richte ich mich danach. Viele Grüße [Dein Name] BESTÄTIGUNG Hallo [Name], passt, ich habe [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] eingetragen. [Einwahllink / Adresse] Damit wir zügig durchkommen: Bring gern [eine konkrete Sache] mit. Bis dann [Dein Name] UMPLANUNG Hallo [Name], bei mir ist [Datum] leider dazwischengekommen. Passt dir stattdessen [Alternative 1] oder [Alternative 2]? Sorry für die Verschiebung — und danke fürs Verständnis. [Dein Name]
Bei der Umplanung gilt dasselbe Prinzip: sofort zwei neue Zeiten mitschicken. Eine Absage ohne Alternative erzeugt drei weitere Nachrichten.
Häufige Fragen
Wie viele Terminvorschläge sollte man machen?
Zwei bis drei. Ein einzelner Vorschlag wirkt wie ein Ultimatum, ab vier entsteht wieder eine Auswahlaufgabe. Wichtiger als die Anzahl ist, dass Dauer und Format dabeistehen.
Was gehört außer Datum und Uhrzeit in einen Terminvorschlag?
Die Dauer, ob es vor Ort oder digital stattfindet, und in einem Halbsatz der Zweck. Ohne diese drei Angaben kann der Empfänger nicht zusagen, ohne nachzufragen — und genau diese Rückfrage kostet die zusätzlichen Mails.
Ist ein Buchungslink besser als ein Vorschlag per Mail?
Bei Menschen, die dich schon kennen, ja — er spart die Absprache komplett. Bei Erstkontakten wirkt er auf manche unpersönlich. Ein guter Mittelweg ist, zwei bis drei Zeiten vorzuschlagen und den Link zusätzlich anzubieten.
Sollte man an Termine erinnern?
Ja, am Vortag. Das ist kein Misstrauen, sondern verhindert Leerläufe — besonders bei Terminen, die mehr als eine Woche im Voraus vereinbart wurden.
Wie sagt man einen Termin ab, ohne den Kontakt zu belasten?
Kurz, ohne ausführliche Begründung und mit zwei neuen Zeiten im selben Atemzug. Eine Absage ohne Alternative erzeugt drei weitere Nachrichten und den Eindruck, dass der Termin unwichtig war.
Womit Dagomi hier hilft
Dagomi schlägt im Gespräch selbst passende Zeiten vor — nach deinen Verfügbarkeitsregeln und auf Wunsch gegen deinen Outlook-Kalender geprüft — und bucht direkt. Bestätigung mit Kalendereintrag geht automatisch raus.
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Zuletzt aktualisiert: 28.07.2026